Is uw rederij-mail en -bestanden in Microsoft 365 veilig bewaard?

Veel rederijen gaan ervan uit dat alles in Microsoft 365 vanzelf veilig is bewaard. Dat klopt voor een deel: Microsoft zorgt dat de dienst draait en dat uw gegevens niet verloren gaan door een storing. Maar een bevrachtingsmail die iemand per ongeluk wist, of een map vol ladingdocumenten die door ransomware is versleuteld, valt daar niet zomaar onder. Hieronder leest u wat Microsoft zelf terug kan zetten, hoe lang dat kan, en wat u zelf moet regelen.

Wat Microsoft wel en niet voor u doet

Microsoft bewaart uw bestanden in OneDrive en SharePoint op ten minste twee locaties, zodat een brand of storing in één datacenter uw gegevens niet wegneemt. Dat beschermt tegen een kapotte server. Het beschermt niet tegen een medewerker die het verkeerde wist, of tegen een aanvaller die met een gestolen wachtwoord inlogt en alles versleutelt. Voor Microsoft is dat gewoon een gebruiker die bestanden wijzigt.

U bent en blijft zelf eigenaar van uw gegevens. Dat betekent ook dat u zelf moet bedenken hoe u ze terugkrijgt als er iets misgaat.

Hoe lang kunt u iets terugzetten?

De termijnen zijn korter dan veel mensen denken.

• Verwijderde e-mail: een verwijderd bericht, ook als u de map Verwijderde items hebt geleegd, blijft standaard 14 dagen terug te halen via Outlook. Een beheerder kan dit verlengen tot maximaal 30 dagen. Daarna is het bericht weg. Agenda-items blijven standaard 120 dagen bewaard.
• Bestanden in OneDrive: met de functie Bestanden herstellen kan een hele OneDrive worden teruggezet naar een moment in de afgelopen 30 dagen. Dat is precies bedoeld voor ransomware.
• Gedeelde bestanden in SharePoint: u kunt oudere versies van een bestand terughalen via de versiegeschiedenis, en verwijderde bestanden uit de prullenbak van de site. Is iets ook uit die prullenbak verwijderd, dan kan Microsoft binnen 14 dagen via de support nog een back-up beschikbaar stellen.

Stel dat een kantoormedewerker in januari een map met vaste contracten van een bunkerleverancier verwijdert en dat pas in maart merkt. Dan is er in Microsoft 365 zonder extra maatregelen niets meer van over.

Drie situaties uit de praktijk

Ransomware op een kantoorlaptop

Een medewerker opent een bijlage die op een factuur van een bunkerstation lijkt. De synchronisatie met OneDrive neemt de versleutelde bestanden gewoon over. Binnen de bewaartermijn kunt u OneDrive terugzetten naar het moment vlak vóór de besmetting. Dat werkt alleen als u het snel merkt en iemand weet hoe het moet. Zoek dit dus uit voordat het nodig is.

Een kapotte of gestolen laptop

Werkt iemand aan boord op een laptop en staan de bestanden in OneDrive, dan zijn ze na diefstal of een val in het water niet kwijt. Staan ze alleen op het bureaublad, dan wel. Spreek af dat werkbestanden in OneDrive of SharePoint staan, en dat dit ook geldt voor de laptop van een vervangende schipper. Met een nieuwe laptop en een inlog is het werk dan snel weer binnen handbereik.

Een vertrokken medewerker

Wordt het account van iemand die vertrekt verwijderd, dan verdwijnen mail en bestanden niet altijd direct, maar ook hier lopen termijnen. Regel vooraf wie de mailbox en bestanden overneemt.

Is een aparte back-up nodig?

Dat hangt af van uw rederij.

• Heeft u een kleine rederij, werkt u met een paar mensen en kijkt u regelmatig naar wat er gebeurt, dan kunt u met de ingebouwde herstelmogelijkheden een eind komen. U moet dan wel weten waar ze zitten en dat ze maar 14 tot 30 dagen werken.
• Moet u bestanden langer dan 30 dagen terug kunnen halen, bijvoorbeeld om een afspraak met een bevrachter van maanden geleden te bewijzen, dan is een aparte back-up buiten Microsoft 365 de logische keuze.
• Heeft u ook eigen bestanden of een server op kantoor, dan vallen die buiten alles wat hierboven staat. Die hebben een eigen back-up nodig.

Een goede back-up staat op een andere plek dan het origineel en is niet met hetzelfde wachtwoord bereikbaar. Anders neemt een aanvaller die uw account heeft ook de back-up mee.

Test of herstel echt werkt

Een back-up die u nooit hebt teruggezet, is een aanname. Doe het volgende minstens één keer per jaar:

1. Kies een willekeurig bestand van een paar weken geleden, bijvoorbeeld een bevrachtingsbevestiging.
2. Laat iemand het terugzetten zonder hulp van degene die de back-up heeft ingericht.
3. Meet hoe lang het duurt en schrijf op wat er misging.
4. Probeer ook een hele map of een mailbox terug te zetten, niet alleen één bestand.
5. Controleer of u zonder uw gewone laptop bij de herstelinstellingen kunt, bijvoorbeeld als die laptop zelf de besmetting heeft.

De uitkomst is vaak een lijstje met kleine zaken: een wachtwoord dat niemand heeft, een beheerder die op vakantie is, een termijn die korter is dan gedacht.

Wat kunt u nu doen

Bespreek deze week drie vragen met degene die uw ICT beheert. Hoe ver kunnen we mail en bestanden terugzetten? Wie kan dat doen, ook als ik er niet ben? Wanneer hebben we het voor het laatst geprobeerd? Lukt het niet om daar een helder antwoord op te krijgen, dan weet u genoeg. Meer over de inrichting van uw kantoor leest u op Microsoft 365 en beveiliging op kantoor.